Какие документы выдавать работнику при увольнении – полный список
Документы при увольнении выдаются в последний рабочий день вне зависимости от основания: по собственному желанию, соглашению сторон или инициативе работодателя. Они бывают обязательными, которые должны выдать в любом случае, и дополнительными – они оформляются по заявлению сотрудника. Рассмотрим, какие именно документы нужно выдать при увольнении работника, в какие сроки и что делать, если работодатель отказывается отдавать трудовую книжку или справки.
Перечень документов, выдаваемых при увольнении
Как говорилось ранее, документы при увольнении бывают обязательными и дополнительными. Обязательные выдаются в день расторжения трудового договора, дополнительные – не позднее трех рабочих дней с момента получения письменного заявления от сотрудника (ст. 62 ТК РФ).
Дата увольнения зависит от того, назначалась ли отработка, или нет. Если да, сотруднику придется отрабатывать 14 календарных дней. Отсчет срока начинается со дня, следующего за днем подачи заявления об уходе (ст. 80 ТК РФ). При расторжении договора по инициативе работодателя дата определяется приказом. Деньги выплачиваются в тот же день – подробнее в статье о расчете при увольнении.
Обязательные
В перечень обязательных док-тов, которые выдаются без заявления сотрудника в последний рабочий день, входит:
- трудовая книжка;
- расчетный листок;
- справка о зарплате за два года;
- копия персонифицированных сведений, поданных в ФНС (вместо СЗВ-М);
- выписка из ЕФС-1 о стаже (вместо СЗВ-СТАЖ);
- сведения о взносах на накопительную пенсию в составе ЕФС-1 (бывшая ДСВ-3, не всегда);
- СТД-Р;
- расчет по страховым взносам.
Рассмотрим все детально.
Расчетный листок
Расчетный листок выдается в бумажном виде, но можно отправить его и по электронной почте, если увольняющийся не против. Согласно ст. 136 ТК РФ, он должен содержать следующие сведения:
- о составляющих частях зарплаты;
- о размерах и основаниях произведенных удержаний (например, НДФЛ);
- о размерах начисленных компенсаций (за неиспользованный отпуск, нарушение сроков выплаты зарплаты, и пр.);
- об общей сумме.
Форма листка утверждается работодателем и отражается в локальных нормативных актах предприятия.
Трудовая книжка
Форма трудовой книжки и порядок ее ведения утверждены Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утратило силу с 01.09.2021). Она заполняется в последний рабочий день или накануне. Если сотрудник отказывается ее забирать или не может получить по другим причинам, с него нужно взять письменное согласие на отправку Почтой России.
Если работник отказался от бумажной книжки, вместо нее выдается форма СТД-Р. Ее можно отправить электронной почтой, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.
Справка о заработке за два года
Справка 182н о сумме заработка за два года подтверждает заработок для расчета больничных, декретных и других пособий. Сейчас эти пособия назначает и выплачивает Социальный фонд России, а сведения о заработке он может получить и сам, но справка остается обязательным документом при увольнении. Форма утверждена Приказом Минтруда России от 30.04.2013 №182н «Об утверждении формы и порядка выдачи…» (в редакции от 10.12.2022).
Какие сведения должна содержать справка 182н:
- дата выдачи;
- данные о страхователе (организации);
- данные о застрахованном лице (работнике);
- период работы;
- сумма зарплаты, на которую начислены обязательные социальные взносы;
- количество календарных дней временной нетрудоспособности, декрета, отпуска по уходу за ребенком;
- начисленные суммы по годам;
- подписи руководителя и главного бухгалтера;
- печать предприятия.
ЕФС-1 (вместо СЗВ-СТАЖ)
С 2023 года отчет СЗВ-СТАЖ (Постановление Правления ПФ РФ от 06.02.2018 №507п) не подается: сведения о стаже передаются в Социальный фонд России в подразделе 1.2 единой формы ЕФС-1, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Выписка с данными увольняющегося выдается в день увольнения, а сам отчет направляется работодателем в СФР.
Какая информация в нем указывается:
- о страхователе;
- отчетный период;
- периоды работы застрахованных лиц;
- начисленные и уплаченные страховые взносы;
- уплаченные добровольные пенсионные взносы.
Стандартно сведения о стаже в ЕФС-1 подаются на всех сотрудников. Но при увольнении – только на увольняющегося, т.к. по закону работодатель не имеет права разглашать персональные данные и сведения о доходах других лиц.
Персонифицированные сведения (вместо СЗВ-М)
Форма СЗВ-М (Постановление Правления ПФ РФ от 01.02.2016 №83-п) с 2023 года отменена. Вместо нее работодатель ежемесячно подает в налоговую инспекцию персонифицированные сведения о физических лицах (п. 7 ст. 431 НК РФ), форма утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Они содержат:
- реквизиты страхователя;
- отчетный период календарного года;
- код формы;
- сведения о застрахованных: ИНН, СНИЛС;
- сумму выплат в пользу работника.
Как и в случае с ЕФС-1, копия сведений выдается персонально на увольняющегося. Информации о других сотрудниках в ней быть не должно.
СТД-Р
Форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н (он заменил Приказ Минтруда России от 20.01.2020 №23н). Это практически аналог бумажной трудовой книжки, только ведется в электронном формате, а любые изменения передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР) в составе ЕФС-1.
СТД-Р содержит следующие данные:
- О работнике: Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС.
- О работодателе: регистрационный номер в СФР, наименование, ИНН, КПП, дата подачи заявления о ведении электронной трудовой, дата подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- О трудовой деятельности сотрудника: порядковый номер записи, дата, должность, код выполняемой функции, причины увольнения, основание.
Расчет по страховым взносам
Форма расчета по страховым взносам утверждена Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (в редакции от 04.02.2026; прежний Приказ ФНС России от 18.09.2019 N ММВ-7-11/470@ не применяется). Сведения выдаются работнику в день увольнения (п. 4 ст. 431 НК РФ). При увольнении заполняется Раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».
Что там указывается:
- данные о сотруднике, в пользу которого начислены выплаты и иные вознаграждения;
- сведения о перечисленных суммах.
ДСВ-3
Сведения по форме ДСВ-3 заполняются на сотрудника, за которого работодатель перечислял добровольные взносы на накопительную пенсию. С 2023 года отдельная форма (Постановление Правления ПФ РФ от 09.06.2016 №482п) не подается: эти данные включены в ЕФС-1.
Какая информация указывается:
- реквизиты работодателя;
- номер платежного поручения;
- дата исполнения поручения;
- сведения о застрахованном работнике;
- сумма взносов.
Дополнительные
К дополнительным относятся док-ты, которые работодатель не обязан выдавать при увольнении, но может выдать по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней:
- справка 2-НДФЛ;
- справка о среднем заработке;
- сведения о трудовой деятельности СТД-Р (в период работы);
- кадровые док-ты.
Рассмотрим каждый документ подробно.
Справка о среднем заработке
Форма справки о среднем заработке за последние три месяца рекомендована Письмом Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5. Но работодатель может утвердить свой документ самостоятельно в соответствии с законодательными нормами.
Какие сведения отражаются в справке:
- кому выдана;
- место работы;
- условия труда;
- размер среднего заработка за последние три месяца;
- Ф.И.О., подписи руководителя и главбуха.
Такую справку можно заказать как в день увольнения, так и после в любое время.
2-НДФЛ
Справку по привычке называют 2-НДФЛ, официально это справка о доходах и суммах налога физического лица (КНД 1175018). Сейчас ее форма утверждена Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (прежняя форма — Приказ ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@). Она может понадобиться работнику для предоставления по новому месту трудоустройства, получения налогового вычета и в других ситуациях.
Что указывается в документе:
- сведения о налоговом агенте – работодателе;
- информация о сотруднике;
- облагаемые налогом доходы;
- сведения о социальных, социальных, стандартных и имущественных вычетах;
- общие суммы налога и дохода.
Кадровые документы
К кадровым относятся документы, которые оформлялись во время трудовой деятельности увольняющегося. Например, копии приказов (о том, как оформляется выписка из приказа об увольнении, есть отдельная статья):
- о принятии на работу;
- о переводе на другую должность;
- о поощрении;
- об увольнении.
Также работодатель должен выдать в течение трех рабочих дней по запросу справку о трудовой деятельности сотрудника в организации; дубликат или копию трудовой книжки: иные док-ты, связанный с работой увольняющегося на предприятии.
Все документы при увольнении выдаются бесплатно.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать документы
Из такой ситуации есть три выхода:
- Запросить у руководителя документы в письменной форме, подав заявление через секретаря. Если он нарушит сроки выдачи док-тов при расторжении трудового договора, его могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Пожаловаться в трудовую инспекцию. Жалобу можно подать лично, через представителя или с помощью сервиса «Онлайн Инспекция».
- Самый эффективный, но и затратный по времени. Работник, чье право на своевременное получение документов нарушено, может подать исковое заявление в суд. По решению суда работодателя обяжут выдать все в принудительном порядке. Обращаться следует в районный или городской суд по месту жительства истца или адресу ответчика – на выбор сотрудника (ст. 29 ГПК РФ).
За несвоевременную выдачу трудовой книжки можно взыскать компенсацию за каждый день задержки, если из-за этого сотрудник был лишен возможности трудоустроиться после увольнения (ст. 234 ТК РФ).
Судебная практика
Обычно работникам при увольнении не выдают трудовые книжки, и забирать их приходится через суд. Вот несколько примеров решений по подобным делам:
- Истица потребовала возложить обязанность о выдаче трудовой книжки на ответчика, взыскать компенсацию за нарушение сроков выдачи, возмещение морального вреда. Решением № 2-1139/2020 2-1139/2020~М-376/2020 М-376/2020 от 12 мая 2020 г. по делу № 2-1139/2020 требования удовлетворены частично. Книжку выдать обязали, размер компенсаций уменьшили.
- Истица хотела через суд взыскать компенсацию морального вреда (500 000 р.) и обязать бывшего работодателя вернуть ей книжку. Решением № 2-20/2020 2-20/2020(2-695/2019;)~М-624/2019 2-695/2019 М-624/2019 от 10 января 2020 г. по делу № 2-20/2020 в удовлетворении иска отказано в связи с пропуском срока исковой давности.
- Истец просил истребовать с ответчика 2-НДФЛ, трудовую книжку, ведомости о начислении зарплаты; взыскать невыплаченный заработок, компенсацию за неиспользованный отпуск и возмещение морального вреда. Решением № 2-8081/2019 2-8081/2019~М-6339/2019 М-6339/2019 от 13 августа 2019 г. по делу № 2-8081/2019 требования удовлетворены частично. С ответчика взыскан долг по зарплате, компенсация за отпуск, возмещение морального вреда. В удовлетворении остальной части иска отказано.
Ответы юриста на частные вопросы
В какой срок можно обратиться в суд, если работодатель не выдает документы при увольнении?
Согласно ст. 392 ТК РФ, срок обращения в суд составляет три месяца со дня, когда эти док-ты должны были выдать. По спорам об увольнении он короче – один месяц со дня получения копии приказа или трудовой книжки. Если сразу нужно взыскать невыплаченную зарплату, срок исковой давности составляет один год с момента, когда деньги должны были выплатить.
Какие выдаются документы при увольнении из МВД?
Помимо вышеперечисленного, должны выдать военный билет, приказ о расторжении контракта.
В какой момент сотруднику выдается трудовой договор: при заключении или при увольнении?
Трудовой договор составляется и подписывается в двух экземплярах. При заключении один остается у работодателя, второй – у сотрудника.
По каким основаниям работодатель может отказать в выдаче док-тов?
Таких оснований нет. Даже если работника увольняют за проступок, все справки должны быть выданы своевременно.
С какого момента работодатель освобождается от ответственности за несвоевременную выдачу документов увольняющемуся?
Со дня отправки уведомления о необходимости явиться на работу за их получением или дать письменное согласие на доставку Почтой России (ст. 84.1 ТК РФ).
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- Обязательные документы выдаются в день увольнения, дополнительные – по письменному запросу сотрудника в течение трех рабочих дней.
- За несвоевременную выдачу документов для руководителя предусмотрена административная ответственность, также сотрудник может взыскать компенсацию через суд.
- Если документы не выдают вовремя, увольняющийся может пожаловаться в трудовую инспекцию или обязать работодателя выдать их в судебном порядке.
Вы можете получить бесплатную консультацию прямо сейчас! Задайте все интересующие вопросы через онлайн-форму, наши юристы вам обязательно помогут!
1 ответ
Комментарии
0