Запись в трудовой книжке при увольнении: шпаргалка кадровика
Оформление трудовой книжки при увольнении сотрудника в 2025 году входит в обязанность кадровика или самого работодателя. Важно правильно указать основание расторжения трудового договора со ссылкой на нормы ТК РФ. Разберемся, на какие статьи ТК РФ ссылаться, как правильно все сформулировать при увольнении по собственному желанию, инициативе руководителя или по соглашению сторон.
В статье расскажем:
Особенности заполнения трудовой книжки при увольнении
Правильное оформление записи в трудовой книжке при увольнении играет важную роль: если сформулировать ее неправильно, сотрудник сможет потребовать изменения формулировки через суд.
Правила внесения записей об увольнении регламентируются Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции…».
Как правильно заполнять трудовую книжку работника (далее – ТКР) при увольнении:
- В книжке указывается не только пункт, но и часть соответствующей статьи, по которой работник уволен.
- Можно использовать формулировки «уволен», «договор расторгнут», «договор прекращен». Все зависит от основания. Например, если работник умер, использовать «уволен» нецелесообразно». Лучше указать, что договор прекращен.
- Точная формулировка зависит от основания расторжения договора: по желанию сотрудника, инициативе работодателя, соглашению сторон; по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.
- Даты вносятся арабскими цифрами.
- Записи можно вносить пастой черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений не допускается.
- Разрешается использование ручек-роллеров, перьевых или гелевых, шариковых ручек; световодостойких чернил.
- Если запись об увольнении внесена неправильно, ее нельзя замазывать корректором. Вместо этого снизу указывается «запись за №(номер) недействительно», далее пишется правильная формулировка.
- ТКР выдается увольняющемуся в последний рабочий день.
- Основание для внесения записей – приказ работодателя.
В первой графе ТКР указывается порядковый номер записи, во второй – дата прекращения договора, в третьей – сведения о причине увольнения, в четвертой – название документа, на основании которого внесена запись, а также его номер и дата. Все это заполняет кадровик или руководитель, ставит свою подпись, должность и Ф.И.О.
По собственному желанию
Работник может уволиться по собственному желанию, подав заявление в отдел кадров или руководителю. При увольнении по п.3 ч.1 ст. 77 ТК РФ в третьей графе указывается:
- «Договор расторгнут по инициативе работника, п.3 ч.1 ст. 77 ТК РФ».
- «Договор прекращен по собственному желанию работника, п.3 ч.1 ст. 77 ТК РФ».
Можно указать запись в трудовой как «уволен по собственному желанию, п.3 ч.1 ст. 77 ТК РФ».
По сокращению
При сокращении тоже нужно внести правильную запись в трудовой книжке в день увольнения. Ссылаться следует на п.2 ч.1 ст. 81 ТК РФ.
Примеры записей об увольнении:
- «Уволен по сокращению штата работников организации, п.2 ч.1ст. 81 ТК РФ».
- «Договор расторгнут в связи с сокращением численности штата организации, п.2 ч.1 ст. 81 ТК РФ».
По инициативе работодателя
Согласно ст. 81 ТК РФ, договор может быть расторгнут по инициативе работодателя в нескольких случаях:
- Сокращение штата или ликвидация предприятия, закрытие ИП.
- Несоответствие сотрудника занимаемой должности.
- Систематическое неисполнение должностных обязанностей, если есть непогашенное дисциплинарное взыскание.
- Однократное грубое нарушение (употребление спиртного на рабочем месте, прогул, и пр.).
Вот несколько примеров заполнения книжки при увольнении:
| Причина | Формулировки |
|---|---|
| Ликвидация организации | «Трудовой договор расторгнут в связи с прекращением деятельности организации, п.1 ч.1 ст. 81 ТК РФ» |
| Несоответствие должности | «Договор прекращен по инициативе работодателя в связи с недостаточной квалификацией, подтвержденной результатами аттестации, п.3 ч.1 ст. 81 ТК РФ» |
| Смена собственника предприятия | «Трудового договор расторгнут в связи со сменой собственника имущества организации, п.4 ч.1 ст. 81 ТК РФ» |
| Неисполнение должностных обязанностей | «Договор прекращен в связи с неоднократным неисполнением служебных обязанностей работником без уважительных причин, п.5 ч.1 ст. 81 ТК РФ» |
| Прогул | «Уволен по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт «а» п.6 ч.1 ст. 81 ТК РФ»;
«Трудовой договор прекращен по инициативе работодателя в связи с прогулом, подпункт «а» п.6 ч.1 ст. 81 ТК РФ» |
| Алкогольное опьянение | «Договор расторгнут в связи с появлением работника в состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте, подпункт «б» п.6. ч.1 ст. 81 ТК РФ» |
| Разглашение государственной или коммерческой тайны, охраняемой законом или договором | «Трудовой договор прекращен по причине разглашения работником государственной тайны, ставшей известной при выполнении служебных обязанностей, подпункт «в» п.6 ч.1 ст. 81 ТК РФ» |
| Хищение имущества | «Договор прекращен в связи с хищением работником имущества организации, установленного вступившим в силу приговором суда от (дата, номер), подпункт «г» п.6 ч.1 ст. 81 ТК РФ |
Запись в трудовой на увольнение может быть внесена и по другим основаниям. Например, если сотрудник представил подложные документы при трудоустройстве, или недостоверные сведения об имуществе, когда они требуются по закону. Во всех случаях указываются точные формулировки из ст. 81 ТК РФ.
По обстоятельствам, не зависящим от сторон
К таким обстоятельствам относятся ситуации, перечисленные в ст. 83 ТК РФ.
Что пишут в трудовой книжке при увольнении:
- Призыв сотрудника на срочную военную службу: «договор прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с призывом работника на военную службу, п. 1 ч.1 ст. 83 ТК РФ».
- Восстановление уволенного работника в должности: «трудовой договор расторгнут по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи с восстановлением в должности работника, выполнявшего ранее эту работу, по решению суда (дата, номер), п.2 ч.1 ст. 83 ТК РФ.
- Осуждение за преступление: «договор прекращен в связи с обстоятельствами, не зависящими от воли сторон, по причине осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение работы, п. 4 ч.1 ст. 83 ТК РФ».
При внесении записи в трудовую книжку об увольнении используются и другие формулировки в зависимости от ситуации. Например, к обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, относится признание сотрудника неспособным к деятельности по медпоказаниям, смерть сотрудника или работодателя, неизбрание на должность.
По соглашению сторон
Ст. 77 ТК РФ позволяет расторгнуть договор по соглашению. Оно оформляется и подписывается сотрудником и работодателем, в нем могут указываться дополнительные условия увольнения. Например, выплата «отступных», помимо зарплаты за отработанное время, компенсации неиспользованных дней отпуска.
Как оформить увольнение в трудовой книжке в данном случае:
- «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ч.1 ст. 77 РК РФ».
- «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, п.1 ч.1 ст. 77 ТК РФ».
Судебная практика
Дел об оспаривании записей довольно много, именно поэтому важно правильное заполнение ТКР при увольнении.
Вот несколько примеров из реальной практики:
- Истец обратился в суд с требованием о выдаче копии приказа о прекращении договора, сведений индивидуального учета в ПФР, изменении записи об увольнении. Решением № 2-775/2017 2-775/2017~М-397/2017 М-397/2017 от 25 сентября 2017 г. по делу № 2-775/2017 требования удовлетворены частично, суд обязал ответчика только выдать документы.
- Работодатель неправильно указал дату и основания увольнения, уволившийся решил оспорить это. Решением № 2-663/2015 2-663/2015~М-214/2015 М-214/2015 от 16 марта 2015 г. по делу № 2-663/2015 в удовлетворении требований отказано в связи с пропуском срока.
- Истец хотел добиться изменения записи в книжке, признать приказ об увольнении незаконным, взыскать возмещение морального вреда и компенсацию за вынужденный прогул. Решением № 2-140/2015 2-140/2015(2-2231/2014;)~М-2265/2014 2-2231/2014 М-2265/2014 от 14 января 2015 г. суд отменил приказ о расторжении договора, обязал ответчика изменить запись в трудовой с увольнения за прогул на прекращение договора по собственному желанию истца, заплатить компенсацию морального вреда.
Ответы юриста на частные вопросы
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- Правильное оформление трудовой книжки при увольнении – залог спокойствия руководителя и кадровика.
- Если внести запись в книжку неправильно, уволенный сможет это оспорить в суде.
- Формулировка записи об увольнении зависит от основания.
Если у вас остались вопросы, задайте их нашим юристам. Они проконсультируют вас бесплатно и в любое время суток!
