Журнал учета больничных листов
Листы нетрудоспособности относятся к бланкам строгой отчетности. Они должны храниться в специально изготовленных оцинкованных шкафах с надежными замками. Помещения и сейфы, где хранятся больничные, опечатываются печатью. Медицинские организации обязаны контролировать поступление и расходование листов нетрудоспособности, чтобы исключить случаи их утраты. Разберем, как ведется учет листов нетрудоспособности, зачем нужен журнал учета больничных листов, кто должен вести журнал учета и как он заполняется. Также рассмотрим, нужно ли вести учет электронных листов нетрудоспособности.
В статье расскажем:
Как ведется учет листов нетрудоспособности?
Медицинских организаций обеспечиваются бланками листов нетрудоспособности Фондом социального страхования (Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004).
Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом. Должен производиться контроль за их количеством и расходованием.
Для учета бланков больничных листов в медицинской организации используются следующие регистры:
- Книга получения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Заполняется при получении бланков от органов управления здравоохранением. Фиксирует, какое количество документов было получено от ФСС.
- Книга распределения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Заполняется при передаче бланков врачам медицинской организации, ответственным за экспертизу временной нетрудоспособности пациентов.
- Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листов нетрудоспособности. Заполняется в случае порчи, утраты, хищения бланков. В конце года сведения передаются в ФСС и размещаются на сайте ведомства. Это позволяет проверять сомнительные листы нетрудоспособности на подлинность.
- Журнал регистрации листов нетрудоспособности. Заполняется при выдаче листа нетрудоспособности пациенту.
Лечащие врачи медицинских организаций и иные сотрудники, назначенные ответственными за больничные листы, получают прошитые бланки под отчет и после использования документов сдают корешки.
Ежеквартально проводится сверка поступления и распределения бланков листов нетрудоспособности.
Зачем нужен журнал учета больничных листов?
Учет листов нетрудоспособности необходим для контроля за движением бланков. В целях отслеживания информации по каждому бланку используется Журнал учета листов нетрудоспособности.
Благодаря ведению журнала решаются следующие задачи:
- фиксируется, кому выдан лист нетрудоспособности;
- отслеживается лимит дней нетрудоспособности, подлежащих оплате;
- отслеживается срок, на который открыт больничный лист;
- осуществляется поиск больничных листов;
- контролируется сохранность больничных листов.
Следует знать! Медицинская организация отдельно ведет бухгалтерский учет бланков листов нетрудоспособности. С этой целью ведутся Книги получения и распределения. Также фиксируются факты порчи, утраты и хищения документов. Систематизированная информация позволяет контролировать количество и движение документов, следить за тем, какие номера бланков получены, использованы и утрачены по каким-либо причинам.
Кто должен вести журнал учета больничных листов?
Журнал регистрации листов нетрудоспособности (форма 036-У) ведется медицинскими организациями, наделенными правом проводить экспертизу временной нетрудоспособности и выдавать больничные листы на основании лицензии на осуществление медицинской деятельности.
Решение о необходимости регистрации больничных листов принимается руководителем по своему усмотрению. Обычно издается приказ о назначении лиц, ответственных за листы нетрудоспособности.
Нужно помнить! Помимо медицинской организации учет больничных листов может вести работодатель. За регистрацию поступивших документов отвечает кадровая служба или бухгалтерия. Учет ведется для табелирования сотрудников и расчета пособия по временной нетрудоспособности. В целях регистрации больничных листов используется журнал в произвольной форме.
Как заполняется журнал учета больничных листов?
Форма Журнала регистрации листов нетрудоспособности утверждена только для медицинских организаций. Для работодателей унифицированный бланк не предусмотрен. На практике ведется журнал, разработанный самостоятельно с учетом общепринятой практики.
Медицинской организацией
Лечебные учреждения приобретают готовую книгу регистрации листов временной нетрудоспособности (форма № 036-у), прошнуровывают, пронумеровывают, заверяют печатью и подписью руководителя.
В Журнал вносят следующие сведения:
- номер больничного листа;
- ФИО пациента;
- возраст пациента;
- адрес проживания пациента;
- место работы и выполняемая работа пациента;
- диагноз;
- ФИО врача;
- с какого по какое число месяца сотрудник освобожден от работы;
- количество дней больничного листа;
- отметку о направление пациента в другую медицинскую организацию.
Записи делаются четко и разборчиво без зачеркиваний и исправлений. В случае ошибок вносятся исправления, которые должны быть заверены печатью учреждения и подписью руководителя.
Важно! Ежемесячно проводится проверка правильности ведения книги регистрации листов временной нетрудоспособности. Анализируется заболеваемость, продолжительность болезни. Фиксируется, сколько бланков испорчено, утеряно или похищено.
Работодателем
Работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала регистрации листов нетрудоспособности с учетом своих потребностей. Для них учет больничных листов необязателен.
В журнал регистрации вносятся следующие сведения:
- наименование организации (на титульном листе);
- номер листа нетрудоспособности;
- наименование медицинского учреждения, оформившего больничный;
- должность и ФИО сотрудника;
- период временной нетрудоспособности;
- основание выдачи больничного;
- сведения о нарушении режима лечения;
- дата поступления больничного листа работодателю.
Помимо наименования организации может быть указан ИНН, ОГРН, юридический адрес, лицо, ответственное за ведение журнала.
Следует знать! После регистрации листа нетрудоспособности его передают бухгалтеру, который производит расчет пособия по временной нетрудоспособности. Далее больничный передается в ФСС. Работодатель с ближайшим авансом или зарплатой переводит сотруднику денежные средства за первые три дня временной нетрудоспособности. За оставшиеся дни пособие оплачивается фондом.
Нужно ли вести учет электронных больничных листов?
При оформлении электронного больничного листа бумажный бланк документа не заполняется. Все сведения о случае временной нетрудоспособности заполняются в системе ФСС.
Медицинская организация заполняет свою часть листа нетрудоспособности и сообщает пациенту его номер. Работодатель через личный кабинет организации в системе ФСС на основании сведений о номере электронного больничного заполняет вторую часть.
Медицинские организации и работодатели имеют доступ ко всем электронным листам нетрудоспособности в личном кабинете сайта ФСС. При необходимости достаточно авторизироваться с помощью ЭЦП и получить необходимые сведения. При этом у них нет полномочий на удаление из системы уже заполненного больничного листа.
Таким образом, вести Журнал регистрации электронных листов нетрудоспособности нецелесообразно, поскольку они автоматически учитываются в онлайн-сервисе социального страхования.
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- После получения бланков листов нетрудоспособности от ФСС медицинские организации должны организовать их учет. С этой целью ведутся несколько регистров: Книга получения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией, Книга распределения бланков листов нетрудоспособности медицинской организацией. Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листов нетрудоспособности. Журнал регистрации листов нетрудоспособности.
- Журнал регистрации листов нетрудоспособности по форме № 36-у заполняется при выдаче больничного листа пациенту. Он позволяет зафиксировать, кому выдан документ, использовал ли пациент лимит дней временной нетрудоспособности. Также по журналу можно производить поиск листов нетрудоспособности и отслеживать сроки больничного.
- Учет больничных листов ведется не только медицинскими учреждениями, но и работодателями. Организации самостоятельно разрабатывают форму документа и вносят в него необходимые сведения.
- В настоящее время листы нетрудоспособности оформляются в электронном виде через систему ФСС без выдачи дубликата на бумажном носителе. В связи с автоматизацией учета больничных листов вносит информацию об электронных документах в Журнал регистрации листов нетрудоспособности не требуется.
При возникновении трудностей с поиском листов нетрудоспособности, ведением Журнала регистрации желательно привлечь квалифицированного юриста, который специализируется на данной категории дел и поможет разобраться в сложившейся ситуации. Юристы нашего сайта всегда готовы проконсультировать работников и работодателей по вопросам, касающимся журнала учета больничных листов. Оставьте заявку и получите консультацию.
