8 (800) 302-57-35

Бесплатная консультация юриста по РФ

В результате инвентаризации выявлена недостача: что делать

Если в магазине по итогам инвентаризации выявлена недостача, ее можно взыскать с сотрудников. Но при условии, что их вина в этом установлена. Сумма возмещения убытков зависит от вида ответственности, к которой они могут быть привлечены по закону. Например, при ограниченной можно взыскать не более среднемесячного заработка, при полной – всю сумму вне зависимости от размера зарплаты. Даже 1 000 000 руб.

Я юрист по трудовому праву. В этой статье я расскажу, что такое недостача и как ее оформить по документам, как привлечь работников к материальной ответственности, и в каких случаях недостача может быть списана. Также вы узнаете, как оформляются бухгалтерские проводки и что делать, если сотрудники отказываются компенсировать убытки добровольно.

Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону 8 (800) 302-57-35 Бесплатный звонок для всей России.

Что такое недостача

Недостача – это нехватка товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), зафиксированная в результате инвентаризации. По ее итогам оформляется инвентаризационная ведомость, протокол инвентаризационной комиссии и акт о расхождениях.

Пропажа какого имущества считается недостачей:

  • товаров на складе;
  • готовой продукции;
  • основных средств предприятия;
  • денежных средств в кассе.

Также работников можно привлечь к ответственности за порчу или пропажу вверенного им оборудования или техники для осуществления трудовых функций. Например, компьютера, ксерокса, и пр.

Сама недостача может возникать по нескольким причинам, от которых и зависит то, будут ли привлекаться сотрудники к материальной ответственности, или нет:

  1. Естественная убыль. Под ней подразумевается естественная потеря ТМЦ при сохранении ими потребительских свойств. Например, если вышел срок годности продовольственных товаров. С персонала убытки не взыскиваются.
  2. Недопоставка товаров поставщиком. В таком случае нужно решать проблемы с ним, а не с сотрудниками. Но при условии, что последние правильно оформили все документы при приемке.
  3. Ошибки в учете или пересортица товаров.
  4. Безответственное хранение имущества или продукции лицами, отвечающими за них. К ответственности привлечь можно.

Материальная ответственность работников наступает тогда, когда выявлена причинно-следственная связь между их бездействием или действиями, и недостачей.

Крайне важно правильно провести инвентаризацию

Суды нередко отказывают руководителям во взыскании убытков с работников, если инвентаризация проводится неправильно. Особенности ее проведения регламентируются Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении…». Он обязателен для юридических лиц, но и индивидуальные предприниматели (далее – ИП) могут руководствоваться им же.

Что необходимо знать:

  1. Инвентаризации бывают плановыми (в соответствии с графиком) и внеплановыми (по просьбе коллектива).
  2. Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят сотрудники, бухгалтера, представители администрации предприятия, другие специалисты.
  3. Состав комиссии утверждается руководителем. Об этом издается приказ, который затем регистрируется в книге контроля выполнения приказов.
  4. Если отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
  5. Комиссии до начала проверки передаются расходно-приходные документы.
  6. Фактическое наличие имущества определяется путем подсчета, обмера, взвешивания. Проверка проводится обязательно при участии материально ответственных лиц.
  7. Описи подписывают все мат. ответственные лица и члены комиссии.
  8. Если в описях есть ошибки, ответственные лица обязаны сообщить о них председателю комиссии.
  9. С результатами инвентаризации должны быть ознакомлены все участники и материально ответственные лица под роспись.

Если не предоставить сотрудникам документы по итогам инвентаризации, взыскать убытки с них будет сложнее даже через суд.

Ответственность работников за недостачу

Законом предусмотрены два вида ответственности за недостачу: полная и ограниченная. Первая делится еще на подвиды: коллективную и индивидуальную.

Разберемся, что это означает и сколько денег можно взыскать с работника в случае недостачи ТМЦ по его вине.

Ограниченная

При ограниченной материальной ответственности с сотрудника можно взыскать только сумму, не превышающую средний заработок за месяц (ст. 241 ТК РФ). Даже если размер ущерба значительно выше. Его согласие на возмещение не требуется: достаточно издать приказ (распоряжение) и передать в бухгалтерию. Из зарплаты будут удерживать не более 20%, и так до тех пор, пока не погасится вся сумма (ст. 248 ТК РФ).

Пример: Женщина работает секретарем на предприятии. В результате инвентаризации обнаружена недостача ТМЦ, а именно – системного блока, которым она пользовалась для работы. с нее запросили объяснительную записку, и выяснилось, что блок находится в подсобном помещении. Вместо него она принесла свой из дома, т.к. не хотела скандала на работе.

Было установлено, что блок, принадлежащий организации, был испорчен из-за того, что сотрудница пролила на него кофе. По соглашению сторон она компенсировала работодателю стоимость техники – 30 000 руб.

В такой ситуации можно было договориться о предоставлении своего имущества взамен испорченного. Но только если работодатель не против.

Полная

Здесь название говорит само за себя: если есть основания для привлечения к полной материальной ответственности, то и ущерб работодателю должны компенсировать полностью.

Какие могут быть основания (ст. 243 ТК РФ):

  1. С работником заключен договор полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, и выявлена недостача, возникшая по его вине.
  2. Ущерб причинен умышленно, в результате административного правонарушения или уголовного преступления.
  3. Убытки причинены в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения.
  4. Ущерб причинен работником не при исполнении трудовых обязанностей.

Вне зависимости от причины с сотрудника можно взыскать только реальные убытки. Упущенную выгоду – нельзя. Чаще всего же к ответственности привлекаются работники, с которыми заключены соответствующие договоры.

Индивидуальная

Если с сотрудником заключен договор полной индивидуальной материальной ответственности, компенсировать убытки обязан только он. Но и в этом случае можно ежемесячно удерживать не более 20% зарплаты.

Пример: Женщина работала продавцом в небольшом деревенском магазине продуктов. Кроме нее, других сотрудников там не было. Ей по договору было вверено имущество работодателя, а также она отвечала и за деньги.

По результатам инвентаризации обнаружена недостача оборудования, а именно – холодильника, который стоял в углу невостребованным. Она решила, что может забрать его себе и продать. Директор не захотел обращаться в полицию, сторонам удалось договориться мирно. По соглашению продавца обязали компенсировать стоимость холодильника с учетом фактического износа – 15 000 руб.

Коллективная

По договору полной коллективной материальной ответственности недостачу компенсирую все подписавшие его сотрудники. Сумма делится между ними в долях с учетом степени вины каждого. Обычно все делят поровну, но это определяет комиссия и работодатель.

Пример: На складе работают два кладовщика и заведующий. Между ними и работодателем подписан договор полной мат. ответственности коллектива. Недостача была обнаружена по итогам плановой инвентаризации. Установлено, что со склада пропал товар на сумму 100 000 руб.

В ходе служебной проверки выяснилось, что недостача образовалась из-за неправильного оформления документов и безответственного отношения работников. Директор взыскал с них убытки в размере 100 000 руб., т.е. с каждого по 33 333,34 руб.

Уголовная и дисциплинарная ответственность

За недостачу можно привлечь и к уголовной ответственности по ст. 160 УК РФ, если сотрудник присвоил или растратил вверенное ему имущество. Для этого сразу после инвентаризации нужно обратиться в ближайшее отделение полиции с заявлением.

Если вина работника будет установлена судом, его можно уволить сразу после того, как приговор вступит в законную силу.

Пример: Мужчина работал водителем-экспедитором в торговой компании. В его обязанности входила доставка продукции по другим магазинам. Договор полной индивидуальной мат. ответственности с ним подписан.

Однажды по итогам ревизии была выявлена недостача. Потом комиссия установила, что она образовалась из-за того, что водитель часть продукции привозил в магазины, а еще часть оставлял себе для дальнейшей перепродажи со своей наценкой. Контрагенты же недовоз замечали нечасто, а если и замечали, то водителю приходилось отдавать то, что он собирался перепродать.

Общая сумма ущерба превысила 300 000 руб. Директор подал заявление в полицию вместе с копиями инвентаризационных документов, акта служебного расследования и объяснительной записки. В итоге суд привлек виновного к уголовной ответственности и приговорил к штрафу в 100 000 руб. Также он обязан компенсировать убытки работодателю. С работы его уволили.

Привлечение к уголовной ответственности или увольнение не освобождает от обязанности возместить убытки организации.

Надоело читать?Расскажем по телефону и ответим на ваши вопросы

Как взыскать ущерб: пошаговая инструкция

Если все инвентаризационные документы оформлены, для взыскания убытков с работника нужно сделать следующее:

  1. Потребовать объяснительную записку. Если он отказывается ее предоставлять, составляется соответствующий акт.
  2. Назначить комиссию и организовать служебное расследование. Оно нужно, чтобы установить вину сотрудника, обстоятельства произошедшего и точную сумму ущерба, если пропало или испорчено имущество, состоящее на балансе предприятия.
  3. Ознакомиться с актом служебного расследования, отдать его сотруднику на подписание.
  4. Издать приказ о взыскании материального ущерба. С ним нужно ознакомить виновного в течение трех дней.
  5. Заключить соглашение о возмещении ущерба, если он превышает среднемесячный заработок и сотрудник согласен компенсировать все добровольно.

Потом приказ о взыскании и соглашение о возмещении передаются в бухгалтерию. На основании этих документов бухгалтер будет удерживать часть зарплаты в счет компенсации убытков.

Иногда нельзя взыскивать убытки с работника, даже если с ним заключен договор полной мат. ответственности. Например, если недостача выявлена и имущество пострадало в результате стихийного бедствия, пожара, аварии, катастрофы или иных обстоятельств, которые сотрудник не мог контролировать.

Бухгалтерские проводки

Разберемся на примере, как отразить недостачу в бухгалтерском учете:

В магазине выявлена недостача 10 000 руб., эта сумма не превышает среднемесячный заработок продавца (30 000 руб. за вычетом НДФЛ). Единовременно из его зарплаты можно удерживать не более 20% или 6 000 руб.

Дебет 94 Кредит 41
 Выявлена недостача товаров на сумму 10 000 руб. по результатам инвентаризации
Дебет 73 Кредит 94
Вынесен приказ руководителя о взыскании недостачи с продавца
Дебет 70 Кредит 73
Удержано из зарплаты продавца 6 000 руб. в счет возмещения недостачи в первый месяц
Дебет 70 Кредит 73
4 000 руб. удержано из зарплаты продавца в счет возмещения недостачи во второй месяц

Когда нужно идти в суд

Можно взыскать недостачу в сумме, превышающей среднемесячный заработок сотрудника, даже без его согласия. Для этого необходимо подать исковое заявление в районный суд по месту жительства ответчика.

Для разбирательств понадобятся все инвентаризационные документы. Судья будет проверять, правильно ли проводилась инвентаризация. Как я говорила ранее, это играет важную роль при принятии решения. Также необходимо запастись всеми документами, оформленными в ходе служебного расследования.

Если сотрудник согласился возмещать убытки добровольно, а потом перестал выплачивать, их тоже можно взыскать в судебном порядке. Даже если он уволился.

Судебная практика

Рассмотрим несколько примеров дел о взыскании недостачи через суды:

№1. Мужчина устроился работать помощником продавца в офис продаж. С ним был заключен договор полной индивидуальной материальной ответственности.

Позднее по результатам инвентаризации была выявлена недостача товаров, после чего помощник продавца уволился. Убытки он компенсировать отказался. Работодатель обратился в суд и потребовал взыскать с него всю сумму.

Однако суд отказал в удовлетворении иска, т.к. истец не смог подтвердить поставку товаров, недостачу которых выявила инвентаризация. Соответственно, и оснований для взыскания убытков с работника не было (Решение № 2-360/2020 2-360/2020(2-4926/2019;)~М-3891/2019 2-4926/2019 М-3891/2019 от 27 мая 2020 г. по делу № 2-360/2020).

№2. Две женщины работали у ИП продавцами. С ним был заключен договор полной коллективной мат. ответственности. В ходе инвентаризации выявлена недостача вверенных ТМЦ на сумму свыше 250 000 руб. Компенсировать убытки добровольно сотрудницы отказались.

ИП обратился в суд и потребовал взыскать с ответчиц убытки, расходы по уплате госпошлины. Ответчики возражали против удовлетворения иска, поскольку бывший работодатель пропустил срок исковой давности.

Рассмотрев дело, суд отказал в удовлетворении требований, согласившись с ответчиками. Истец пропустил срок исковой давности, и уважительных причин пропуска не было (Решение № 2-959/2018 2-959/2018~М-911/2018 М-911/2018 от 28 ноября 2018 г. по делу № 2-959/2018).

Ответы юриста на частные вопросы

Я уронил на пол компьютер нечаянно, он разбился. В ходе инвентаризации директор обнаружил это, теперь хочет взыскать с меня ущерб. Законно ли это? Я же не специально.
Можно ли списать недостачу?
Сколько денег могут удерживать из зарплаты в счет возмещения убытков по решению суда?
Как можно возместить недостачу, помимо удержания 20% бухгалтером из зарплаты?
Какую сумму можно взыскать с руководителя, если с ним не заключен договор полной мат. ответственности, но его вина в недостаче установлена?

Заключение эксперта

Подведем итоги:

  1. Если по результатам инвентаризации выявлена недостача, нужно организовать служебную проверку и выяснить, кто в ней виновен и при каких обстоятельствах она возникла.
  2. Привлечь персонал к материальной ответственности за недостачу можно, если установлена его вина в ней.
  3. Если нет договора полной мат. ответственности, с работника можно взыскать только сумму, не превышающую среднемесячный заработок. Но при условии, что нет других оснований для привлечения к полной ответственности, предусмотренных ст. 243 ТК РФ.

Если у вас остались вопросы, задайте их нашим юристам прямо сейчас и получите бесплатную консультацию!

Елена Плохута
Елена Плохута

Юрист, автор сайта
(Гражданское право, стаж 7 лет)

Задать вопрос
Рекомендуем по теме
Елена Плохута
Если у вас остались вопросы, пишите в комментариях, мы разберем вашу ситуацию и дадим развернутый ответ

Я уронил на пол компьютер нечаянно, он разбился. В ходе инвентаризации директор обнаружил это, теперь хочет взыскать с меня ущерб. Законно ли это? Я же не специально.
Да, законно. Но привлечь к полной материальной ответственности нельзя, если компьютер не был вверен лично вам и с вами не заключался договор полной ответственности. Из зарплаты могут удерживать только 20%.
Можно ли списать недостачу?
Да. Например, если виновные лица не установлены, или имущество похищено, но полиция не нашла тех, кто это сделал. Также недостачу можно списать за счет чистой прибыли.
Сколько денег могут удерживать из зарплаты в счет возмещения убытков по решению суда?
Если руководитель взыскал убытки через суд и уже есть исполнительный лист, удерживать можно до 50%. Даже если исполнительных документов несколько, все равно половину зарплаты должны перечислять лично работнику.
Как можно возместить недостачу, помимо удержания 20% бухгалтером из зарплаты?
Сотрудник вправе добровольно компенсировать сразу всю сумму, договориться с директором об отсрочке или рассрочке платежей.
Какую сумму можно взыскать с руководителя, если с ним не заключен договор полной мат. ответственности, но его вина в недостаче установлена?
Для руководителей предусмотрена полная материальная ответственность по закону (ст. 277 ТК РФ). Даже если нет договора, можно взыскать всю сумму.