В результате инвентаризации выявлена недостача: что делать
Если в магазине по итогам инвентаризации выявлена недостача, ее можно взыскать с сотрудников. Но при условии, что их вина в этом установлена. Сумма возмещения убытков зависит от вида ответственности, к которой они могут быть привлечены по закону. Например, при ограниченной можно взыскать не более среднемесячного заработка, при полной – всю сумму вне зависимости от размера зарплаты. Даже 1 000 000 руб.
Я юрист по трудовому праву. В этой статье я расскажу, что такое недостача и как ее оформить по документам, как привлечь работников к материальной ответственности, и в каких случаях недостача может быть списана. Также вы узнаете, как оформляются бухгалтерские проводки и что делать, если сотрудники отказываются компенсировать убытки добровольно.
Что такое недостача
Недостача – это нехватка товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ), зафиксированная в результате инвентаризации. По ее итогам оформляется инвентаризационная ведомость, протокол инвентаризационной комиссии и акт о расхождениях.
Пропажа какого имущества считается недостачей:
- товаров на складе;
- готовой продукции;
- основных средств предприятия;
- денежных средств в кассе.
Также работников можно привлечь к ответственности за порчу или пропажу вверенного им оборудования или техники для осуществления трудовых функций. Например, компьютера, ксерокса, и пр.
Сама недостача может возникать по нескольким причинам, от которых и зависит то, будут ли привлекаться сотрудники к материальной ответственности, или нет:
- Естественная убыль. Под ней подразумевается естественная потеря ТМЦ при сохранении ими потребительских свойств. Например, если вышел срок годности продовольственных товаров. С персонала убытки не взыскиваются.
- Недопоставка товаров поставщиком. В таком случае нужно решать проблемы с ним, а не с сотрудниками. Но при условии, что последние правильно оформили все документы при приемке.
- Ошибки в учете или пересортица товаров.
- Безответственное хранение имущества или продукции лицами, отвечающими за них. К ответственности привлечь можно.
Материальная ответственность работников наступает тогда, когда выявлена причинно-следственная связь между их бездействием или действиями, и недостачей.
Крайне важно правильно провести инвентаризацию
Суды нередко отказывают руководителям во взыскании убытков с работников, если инвентаризация проводится неправильно. Особенности ее проведения регламентируются Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении…». Он обязателен для юридических лиц, но и индивидуальные предприниматели (далее – ИП) могут руководствоваться им же.
Что необходимо знать:
- Инвентаризации бывают плановыми (в соответствии с графиком) и внеплановыми (по просьбе коллектива).
- Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав входят сотрудники, бухгалтера, представители администрации предприятия, другие специалисты.
- Состав комиссии утверждается руководителем. Об этом издается приказ, который затем регистрируется в книге контроля выполнения приказов.
- Если отсутствует хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
- Комиссии до начала проверки передаются расходно-приходные документы.
- Фактическое наличие имущества определяется путем подсчета, обмера, взвешивания. Проверка проводится обязательно при участии материально ответственных лиц.
- Описи подписывают все мат. ответственные лица и члены комиссии.
- Если в описях есть ошибки, ответственные лица обязаны сообщить о них председателю комиссии.
- С результатами инвентаризации должны быть ознакомлены все участники и материально ответственные лица под роспись.
Если не предоставить сотрудникам документы по итогам инвентаризации, взыскать убытки с них будет сложнее даже через суд.
Ответственность работников за недостачу
Законом предусмотрены два вида ответственности за недостачу: полная и ограниченная. Первая делится еще на подвиды: коллективную и индивидуальную.
Разберемся, что это означает и сколько денег можно взыскать с работника в случае недостачи ТМЦ по его вине.
Ограниченная
При ограниченной материальной ответственности с сотрудника можно взыскать только сумму, не превышающую средний заработок за месяц (ст. 241 ТК РФ). Даже если размер ущерба значительно выше. Его согласие на возмещение не требуется: достаточно издать приказ (распоряжение) и передать в бухгалтерию. Из зарплаты будут удерживать не более 20%, и так до тех пор, пока не погасится вся сумма (ст. 248 ТК РФ).
Пример: Женщина работает секретарем на предприятии. В результате инвентаризации обнаружена недостача ТМЦ, а именно – системного блока, которым она пользовалась для работы. с нее запросили объяснительную записку, и выяснилось, что блок находится в подсобном помещении. Вместо него она принесла свой из дома, т.к. не хотела скандала на работе.
Было установлено, что блок, принадлежащий организации, был испорчен из-за того, что сотрудница пролила на него кофе. По соглашению сторон она компенсировала работодателю стоимость техники – 30 000 руб.
В такой ситуации можно было договориться о предоставлении своего имущества взамен испорченного. Но только если работодатель не против.
Полная
Здесь название говорит само за себя: если есть основания для привлечения к полной материальной ответственности, то и ущерб работодателю должны компенсировать полностью.
Какие могут быть основания (ст. 243 ТК РФ):
- С работником заключен договор полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, и выявлена недостача, возникшая по его вине.
- Ущерб причинен умышленно, в результате административного правонарушения или уголовного преступления.
- Убытки причинены в состоянии алкогольного, токсического или наркотического опьянения.
- Ущерб причинен работником не при исполнении трудовых обязанностей.
Вне зависимости от причины с сотрудника можно взыскать только реальные убытки. Упущенную выгоду – нельзя. Чаще всего же к ответственности привлекаются работники, с которыми заключены соответствующие договоры.
Индивидуальная
Если с сотрудником заключен договор полной индивидуальной материальной ответственности, компенсировать убытки обязан только он. Но и в этом случае можно ежемесячно удерживать не более 20% зарплаты.
Пример: Женщина работала продавцом в небольшом деревенском магазине продуктов. Кроме нее, других сотрудников там не было. Ей по договору было вверено имущество работодателя, а также она отвечала и за деньги.
По результатам инвентаризации обнаружена недостача оборудования, а именно – холодильника, который стоял в углу невостребованным. Она решила, что может забрать его себе и продать. Директор не захотел обращаться в полицию, сторонам удалось договориться мирно. По соглашению продавца обязали компенсировать стоимость холодильника с учетом фактического износа – 15 000 руб.
Коллективная
По договору полной коллективной материальной ответственности недостачу компенсирую все подписавшие его сотрудники. Сумма делится между ними в долях с учетом степени вины каждого. Обычно все делят поровну, но это определяет комиссия и работодатель.
Пример: На складе работают два кладовщика и заведующий. Между ними и работодателем подписан договор полной мат. ответственности коллектива. Недостача была обнаружена по итогам плановой инвентаризации. Установлено, что со склада пропал товар на сумму 100 000 руб.
В ходе служебной проверки выяснилось, что недостача образовалась из-за неправильного оформления документов и безответственного отношения работников. Директор взыскал с них убытки в размере 100 000 руб., т.е. с каждого по 33 333,34 руб.
Уголовная и дисциплинарная ответственность
За недостачу можно привлечь и к уголовной ответственности по ст. 160 УК РФ, если сотрудник присвоил или растратил вверенное ему имущество. Для этого сразу после инвентаризации нужно обратиться в ближайшее отделение полиции с заявлением.
Если вина работника будет установлена судом, его можно уволить сразу после того, как приговор вступит в законную силу.
Пример: Мужчина работал водителем-экспедитором в торговой компании. В его обязанности входила доставка продукции по другим магазинам. Договор полной индивидуальной мат. ответственности с ним подписан.
Однажды по итогам ревизии была выявлена недостача. Потом комиссия установила, что она образовалась из-за того, что водитель часть продукции привозил в магазины, а еще часть оставлял себе для дальнейшей перепродажи со своей наценкой. Контрагенты же недовоз замечали нечасто, а если и замечали, то водителю приходилось отдавать то, что он собирался перепродать.
Общая сумма ущерба превысила 300 000 руб. Директор подал заявление в полицию вместе с копиями инвентаризационных документов, акта служебного расследования и объяснительной записки. В итоге суд привлек виновного к уголовной ответственности и приговорил к штрафу в 100 000 руб. Также он обязан компенсировать убытки работодателю. С работы его уволили.
Привлечение к уголовной ответственности или увольнение не освобождает от обязанности возместить убытки организации.
Как взыскать ущерб: пошаговая инструкция
Если все инвентаризационные документы оформлены, для взыскания убытков с работника нужно сделать следующее:
- Потребовать объяснительную записку. Если он отказывается ее предоставлять, составляется соответствующий акт.
- Назначить комиссию и организовать служебное расследование. Оно нужно, чтобы установить вину сотрудника, обстоятельства произошедшего и точную сумму ущерба, если пропало или испорчено имущество, состоящее на балансе предприятия.
- Ознакомиться с актом служебного расследования, отдать его сотруднику на подписание.
- Издать приказ о взыскании материального ущерба. С ним нужно ознакомить виновного в течение трех дней.
- Заключить соглашение о возмещении ущерба, если он превышает среднемесячный заработок и сотрудник согласен компенсировать все добровольно.
Потом приказ о взыскании и соглашение о возмещении передаются в бухгалтерию. На основании этих документов бухгалтер будет удерживать часть зарплаты в счет компенсации убытков.
Иногда нельзя взыскивать убытки с работника, даже если с ним заключен договор полной мат. ответственности. Например, если недостача выявлена и имущество пострадало в результате стихийного бедствия, пожара, аварии, катастрофы или иных обстоятельств, которые сотрудник не мог контролировать.
Бухгалтерские проводки
Разберемся на примере, как отразить недостачу в бухгалтерском учете:
В магазине выявлена недостача 10 000 руб., эта сумма не превышает среднемесячный заработок продавца (30 000 руб. за вычетом НДФЛ). Единовременно из его зарплаты можно удерживать не более 20% или 6 000 руб.
| Дебет 94 | Кредит 41 |
| Выявлена недостача товаров на сумму 10 000 руб. по результатам инвентаризации | |
| Дебет 73 | Кредит 94 |
| Вынесен приказ руководителя о взыскании недостачи с продавца | |
| Дебет 70 | Кредит 73 |
| Удержано из зарплаты продавца 6 000 руб. в счет возмещения недостачи в первый месяц | |
| Дебет 70 | Кредит 73 |
| 4 000 руб. удержано из зарплаты продавца в счет возмещения недостачи во второй месяц | |
Когда нужно идти в суд
Можно взыскать недостачу в сумме, превышающей среднемесячный заработок сотрудника, даже без его согласия. Для этого необходимо подать исковое заявление в районный суд по месту жительства ответчика.
Для разбирательств понадобятся все инвентаризационные документы. Судья будет проверять, правильно ли проводилась инвентаризация. Как я говорила ранее, это играет важную роль при принятии решения. Также необходимо запастись всеми документами, оформленными в ходе служебного расследования.
Если сотрудник согласился возмещать убытки добровольно, а потом перестал выплачивать, их тоже можно взыскать в судебном порядке. Даже если он уволился.
Судебная практика
Рассмотрим несколько примеров дел о взыскании недостачи через суды:
№1. Мужчина устроился работать помощником продавца в офис продаж. С ним был заключен договор полной индивидуальной материальной ответственности.
Позднее по результатам инвентаризации была выявлена недостача товаров, после чего помощник продавца уволился. Убытки он компенсировать отказался. Работодатель обратился в суд и потребовал взыскать с него всю сумму.
Однако суд отказал в удовлетворении иска, т.к. истец не смог подтвердить поставку товаров, недостачу которых выявила инвентаризация. Соответственно, и оснований для взыскания убытков с работника не было (Решение № 2-360/2020 2-360/2020(2-4926/2019;)~М-3891/2019 2-4926/2019 М-3891/2019 от 27 мая 2020 г. по делу № 2-360/2020).
№2. Две женщины работали у ИП продавцами. С ним был заключен договор полной коллективной мат. ответственности. В ходе инвентаризации выявлена недостача вверенных ТМЦ на сумму свыше 250 000 руб. Компенсировать убытки добровольно сотрудницы отказались.
ИП обратился в суд и потребовал взыскать с ответчиц убытки, расходы по уплате госпошлины. Ответчики возражали против удовлетворения иска, поскольку бывший работодатель пропустил срок исковой давности.
Рассмотрев дело, суд отказал в удовлетворении требований, согласившись с ответчиками. Истец пропустил срок исковой давности, и уважительных причин пропуска не было (Решение № 2-959/2018 2-959/2018~М-911/2018 М-911/2018 от 28 ноября 2018 г. по делу № 2-959/2018).
Ответы юриста на частные вопросы
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- Если по результатам инвентаризации выявлена недостача, нужно организовать служебную проверку и выяснить, кто в ней виновен и при каких обстоятельствах она возникла.
- Привлечь персонал к материальной ответственности за недостачу можно, если установлена его вина в ней.
- Если нет договора полной мат. ответственности, с работника можно взыскать только сумму, не превышающую среднемесячный заработок. Но при условии, что нет других оснований для привлечения к полной ответственности, предусмотренных ст. 243 ТК РФ.
Если у вас остались вопросы, задайте их нашим юристам прямо сейчас и получите бесплатную консультацию!
