Как работодателю заполнить больничный лист правильно
После закрытия больничного листа в медицинском учреждении работник предъявляет документ работодателю для получения пособия по временной нетрудоспособности. Работодатель должен заполнить свою часть в листе нетрудоспособности и предъявить его в ФСС для оплаты. Разберем, как выглядит раздел больничного, который заполняется работодателем, какая информация должна быть в нем указана. Также рассмотрим особенности заполнения работодателем электронного листа нетрудоспособности и правила исправления ошибок в больничном листе.
Как выглядит раздел больничного листа, который заполняется работодателем?
В случае временной утраты трудоспособности из-за болезни, травмы, отправления, беременности и родов работник вправе рассчитывать на сохранение заработка в течение вынужденного отсутствия на работе. Для подтверждения уважительных причин и получения пособия по временной нетрудоспособности в медицинской организации заполняется больничный лист.
Бланк состоит из трех частей:
- Первая часть заполняется медицинской организацией.
- Вторая часть заполняется работодателем.
Задача работодателя – правильно заполнить свою часть бланка листа нетрудоспособности.
Следует знать! В настоящее время многим работникам оформляют электронные листы нетрудоспособности. При этом дублировать больничный на бумажном бланке не требуется. Вся информация вносится медицинской организацией и работодателем через специальную программу. Для этого работодателю необходимо знать номер листа нетрудоспособности, который сообщается работнику лечащим врачом.
Какая информация должна быть заполнена работодателем в листе нетрудоспособности?
Больничный лист заполняется работодателем с учетом правил, предусмотренных пунктами 73 и 74 Приказ Минздрава России от 01.09.2020 года № 925н.
Раздел работодателя должен содержать следующую информацию:
- Место трудоустройства сотрудника и его статус.
- Регистрационный номер и код подчиненности.
- ИНН и СНИЛС служащего.
- Специальные отметки.
- Сведения об акте при получении травмы.
- Дату начала работы, страховой стаж и нестраховые периоды.
- Период начисления пособия по временной нетрудоспособности и сумма среднего заработка.
- Сумму пособия по временной нетрудоспособности.
- Подписи и печать со стороны работодателя.
Разберем подробнее, как заполняется каждый блок.
Блок 1 – Место трудоустройства сотрудника и его статус
В первом блоке заполняется наименование организации или ФИО ИП.
Поскольку количество ячеек ограничено, необходимо указывать сокращенное наименование без кавычек. Например, вместо «общество с ограниченной ответственностью Компания» пишут «ООО Компания». В каждой клетке пишется одна буква, между словами пропускают одну клетку.
Далее необходимо указать статус работника в зависимости от того, является ли место работы основным, или гражданин оформлен по совместительству. В первом случае галочка ставится в поле «Основное», во втором – «По совместительству».
Блок 2 – Регистрационный номер и код подчиненности
Во втором блоке проставляется регистрационный номер и код подчиненности.
Регистрационный номер представляет собой цифру, указанную в извещении (уведомлении) страхователя. Он присваивается, когда работодатель встает на учет в ФСС с целью уплаты страховых взносов.
Код подчиненности представляет собой цифру, указывающую на территориальный орган ФСС, в котором работодатель зарегистрирован на момент заполнения листа нетрудоспособности.
Блок 3 – ИНН и СНИЛС служащего
В третьем блоке указывается ИНН и СНИЛС сотрудника.
Информация берется из копии свидетельства ИНН и копии СНИЛС, предоставленных гражданином при оформлении на работу.
Для заполнения пособия по беременности и родам ИНН может не заполняться.
Блок 4 – Специальные отметки
В предусмотренных законах случаях в четвертом блоке ставят специальные отметки – «Условия начисления».
Потребуется выбрать один из следующих кодов:
- 43 – для граждан, подвергшихся воздействию радиации;
- 44 – для работников, проживающих в районах Крайнего Севера;
- 45 – для инвалидов;
- 46 – для сотрудников, с которыми заключен трудовой договор на срок менее шести месяцев;
- 47 – для граждан, заболевших или получивших травму в течение 30 дней со дня увольнения;
- 48 – для граждан, нарушивших режим лечения по уважительной причине;
- 49 – для работников с инвалидностью, проболевших более 4 месяцев подряд;
- 50 – для работников-инвалидов, проболевших более 5 месяцев подряд;
- 51 – для сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего дня.
Если перечисленные выше основания отсутствуют, специальные отметки не ставятся.
Блок 5 – Сведения об акте при получении травмы
Пятый блок заполняется в случае, когда с работником произошел несчастный случай на производстве или он заболел профессиональным заболеванием.
В период нахождения гражданина на больничном работодатель проводит специальное расследования с целью установления причин травмы или заболевания. Если подтвердится, что они возникли в связи с исполнением должностных обязанностей, у гражданина возникает право на дополнительные выплаты.
Блок 6 – Дата начала работы, страховой стаж и нестраховые периоды
В шестом блоке заполняется дата начала работы, страховой стаж и нестраховые периоды.
Дата начала работы пишется в случае аннулирования трудового договора, если заболевание или травма возникли в период со дня его заключения и до дня аннулирования. Работодателю нужно указать число, месяц и год, с которого гражданин должен был приступить к работе. Во всех остальных случаях это поле остается незаполненным.
В поле «Страховой стаж» необходимо указать количество лет и месяцев деятельности сотрудника, учитываемых в страховом стаже. То есть это тот период времени, в течение которого за работника уплачивались взносы в ФСС всеми работодателями, у которых он был трудоустроен.
В поле «нестраховые периоды» пишется полное количество лет и месяцев, в течение которых работник проходил военную службу, работал в ОВД, противопожарной службе, наркоконтроле, УФСИН.
Блок 7 – Период начисления пособия по временной нетрудоспособности и сумма среднего заработка
В седьмом блоке необходимо указать период, за который выплачивается пособие, средний заработок, на основании которого рассчитывается пособие, и среднедневной заработок.
Период начисления пособия совпадает со днями болезни и должен укладываться в максимально возможное количество дней, которое подлежит оплате. Сведения о периоде берутся из первой части больничного листа, которая заполняется медицинской организацией.
В поле «средний заработок» пишется сумма средней заработной платы за два года работы, предшествующих дню наступления страхового случая. Например, если сотрудник заболел в 2021 году, для расчета суммируется заработная плата за 2019 и 2020 года.
В поле «средний дневной заработок» пишется сумма, полученная в результате деления среднего заработка на 730 дней.
Блок 8 – Сумма пособия по временной нетрудоспособности
Восьмой блок заполняется на основании информации о среднем дневном заработке и периоде начисления пособия.
Сумма выплаты определяется путем умножения размера среднего дневного заработка на количество дней больничного, подлежащих оплате.
Если первые три дня должны быть оплачены работодателем, а оставшиеся – за счет средств ФСС, то делается расчет каждой части выплаты и определяется итоговое значение. Результаты расчета вносятся в лист нетрудоспособности.
Блок 9 – Подписи и печать со стороны работодателя
В девятом блоке указывается информация о руководителе и главном бухгалтере организации.
Достаточно указать фамилию и инициалы без точек. Ответственные лица ставят свою подпись напротив фамилии.
В поле, отведенном под печать организации, ставится ее оттиск. Желательно, чтобы границы печати не заходили на текст документа. Если у работодателя нет печати, то ставить ее не нужно.
Особенности заполнения работодателем электронного листа нетрудоспособности
С первого июля 2017 года медицинские организации с согласия пациентов заполняют электронные больничные. В связи с этим оформлять документ на бланке не требуется. Такой вариант удобен, когда сотрудник находится на карантине, работает удаленно, заболел в командировке или лечится в другом городе.
Лечебное учреждение вносит сведения об электронном листе нетрудоспособности в специальный реестр в единой системе ФСС. Пациенту вручается распечатка с номером больничного листа и минимальными сведениями о страховом случае.
Сотрудник сообщает всю необходимую информацию работодателю, у которого должен быть доступ к реестру. Ответственный сотрудник заполняет в электронном виде свою часть больничного листа. Электронный документ сразу поступает в ФСС, который выплачивает пособие работнику.
Что делать, если работодатель допустил ошибку в больничном листе?
На практике случается, что работодатель допускает ошибки в бланке листа нетрудоспособности. В такой ситуации закон разрешает вносить исправления.
Ошибки исправляются следующим образом:
- Неверная информация зачеркивается тонкой линией.
- Верные сведения пишутся на оборотной стороне бланка.
- Исправление заверяется руководителем и главным бухгалтером, которые ставят должность, ФИО, подпись и печать организации (при наличии).
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- Бланк листа нетрудоспособности состоит из двух частей. Первая заполняется в медицинской организации, вторая должна быть заполнена работодателем.
- Работодатель должен указать всю необходимую информацию, касающуюся своего наименования, статуса сотрудника, регистрационного номера, кода подчиненности, ИНН и СНИЛС сотрудника, условий начисления пособия, сведений об акте при получении травмы на производстве, даты начала работы при аннулировании трудового договора, страхового стажа, нестраховых периодов, периода начисления пособия, суммы среднего заработка и среднедневного заработка и суммы пособия, подлежащего выплате. В конце должны быть указаны ФИО руководителя и главного бухгалтера, проставлены подписи и печать работодателя (при наличии).
- С согласия пациента больничный лист может быть оформлен в электронном виде через специальную электронную форму. Документ регистрируется в единой системе ФСС, к которой у работодателя имеется доступ. После закрытия больничного листа ответственный сотрудник работодателя находит электронный документ в единой системе и заполняет свою часть. ФСС перечисляет пособие работнику на основании электронного документа.
- Если при заполнении бланка больничного листа работодателем допущены ошибки, они могут быть исправлены. Для этого необходимо зачеркнуть неверную информацию и на обратной стороне указать правильные сведения. Далее руководитель организации главный бухгалтер ставят свои подписи и печать работодателя.
Работодатель должен внести в больничный лист все необходимые сведения, чтобы ФСС выплатил сотруднику пособие по временной нетрудоспособности. Если возникли трудности с заполнением больничного или он заполнен неверно, желательно привлечь квалифицированного юриста, который специализируется на данной категории дел и поможет разобраться в сложившейся ситуации. Юристы нашего сайта всегда готовы проконсультировать работников и работодателей по вопросам, касающимся порядка заполнения листа нетрудоспособности работодателем. Оставьте заявку и получите консультацию.
