Как оформить приказ о переносе отпуска
Если работник не хочет идти в отпуск по графику, по согласованию с работодателем он может его перенести на другой срок. Но в некоторых случаях приказ о переносе отпуска придется оформлять на дату, заявленную сотрудником – здесь есть свои особенности.
Я юрист по трудовому праву. В этой статье я расскажу, когда работодатель обязан перенести отпуск, а когда – нет; как правильно оформить приказ, сколько времени он должен храниться в архиве и где его регистрировать.
В статье расскажем:
Можно ли перенести отпуск
Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются всем работникам в соответствии с графиком, который составляется хотя бы за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Этот график обязателен для всех: и для сотрудников, и для руководителя.
Перенести отпуск по инициативе работника можно на другой срок, это позволяет сделать ст. 124 ТК РФ. Ему достаточно согласовать все с директором и подать заявление о переносе. Но если тот отказывается переносить, ничего поделать нельзя – таков график и законы.
Есть отдельные категории работников, которым обязаны переносить отпуска, даже если это вызовет определенные сложности в работе. Они могут попросить о переносе по разным причинам, в том числе и по семейным обстоятельствам.
Если некому работать
Если работодатель понимает, что уход сотрудника в отпуск неблагоприятно отразится на деятельности компании, он может перенести его в связи с производственной необходимости. Заявление от работника не потребуется, а вот заручиться письменным согласием придется (ч.3 ст. 123 ТК РФ).
Отпуск в таком случае может быть перенесен на следующий год, но отгулять его работник должен не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлялся.
Если же сотрудник не согласен на перенос, ничего сделать нельзя – придется его отпустить.
Вне зависимости от ситуации законом запрещено непредоставление отпуска более двух лет подряд. Также нельзя не предоставлять ежегодные отпуска несовершеннолетним и сотрудникам, работающим во вредных и/или опасных условиях труда.
Если отпускные выплачены
Если отпускные уже выплачены и работник попросил о переносе отпуска по собственной инициативе, руководитель может пойти ему навстречу. Для этого нужно внести изменения в график, оформить приказ об отмене предыдущего приказа и о переносе отдыха.
Что касается денег, то их вернуть можно только с согласия сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Он может передать отпускные в кассу организации или перечислить на банковский счет добровольно. Альтернативный вариант – указать в заявлении о переносе, что он не против зачета отпускных как аванса в счет будущей зарплаты.
Также сотрудник может указать в заявлении, что он не против удержаний из зарплаты, чтобы компенсировать компании выплаченные отпускные.
Без определенной даты
Можно оформить приказ о переносе отпуска без определенной даты, если он сдвигается на следующий год. Но потом нужно внести изменения в график и табель учета рабочего времени, так что лучше сразу согласовать новые сроки.
В связи с больничным
По закону руководитель должен сдвинуть работнику отпуск в связи с больничным. Он перемещается на срок, равный количеству дней болезни.
Пример. Менеджер должен был пойти в отпуск 15 октября, но 11 числа ушел на больничный. Листок нетрудоспособности закрыл только 18 октября. Соответственно, отпуск перемещается с 15 на 19 число.
Примечание: то же самое касается случаев исполнения работником государственных обязанностей – отпуск должен быть сдвинут, согласие работодателя не требуется.
По семейным обстоятельствам
По заявлению сотрудника работодатель может перенести отпуск на другую дату. Например, если это удобно для празднования свадьбы, при рождении ребенка, или если дата отпуска совпадает с датой выхода из декрета.
Также можно взять несколько дней, если умер кто-то из близких родственников.
Переносить оплачиваемый отпуск из-за рождения ребенка, смерти родственника или регистрации брака необязательно. Директор в таких случаях обязан по письменному заявлению предоставить до пяти дней без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).
Работника не предупредили о начале отпуска
Некоторые ошибочно считают, что сотрудник обязан подавать заявление о предоставлении отпуска минимум за две недели до его начала, что не совсем верно. Оформить заявление можно и за несколько дней, а вот предупредить его о предстоящем отдыхе должны за 14 дней. Уведомляет его кадровик, а не наоборот.
Если же работника не оповестили своевременно, он имеет право требовать перенести отпуск. Следить за графиком должен именно кадровик, а не он. Новые даты согласовываются с сотрудником.
Особые обстоятельства
Есть отдельные категории работников, которым отпуска должны предоставляться в удобное для них время:
- Женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него; несовершеннолетние сотрудники, усыновители детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ).
- Сотрудники, работающие по совместительству: отпуск должен предоставляться одновременно с отдыхом по основному месту трудоустройства (ст. 286 ТК РФ).
- Супруги военнослужащих (п.11 ст. 11 ФЗ от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»). Если сотрудница хочет, отпуск ей должен быть предоставлен одновременно с отпуском мужа-военнослужащего.
- Многодетные работники, если младшему из детей не более 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ).
Также отпуск должен быть перенесен по заявлению сотрудника, если он пострадал или участвовал в ликвидации последствий ЧАЭС, получил дозу облучения при ядерных испытаниях; имеет статус войны или ветерана боевых действий, Героя труда, Героя СССР, полного кавалера ордена Славы, отмечен знаком «Почетный донор».
Как оформить перенос отпуска
Если работник попросил перенести отдых на другую дату и вы согласны, или у вас нет других вариантов, нужно:
- Получить заявление от сотрудника или согласие, если оно требуется.
- Составить приказ об отмене предыдущего приказа об отпуске.
- Вынести новый приказ о переносе отпуска, ознакомить с ним сотрудника под роспись.
- Внести изменения в график отпусков. Если используется форма Т-7, в восьмой графе указывается дата и номер приказа о переносе, в 9-й – дата начала нового отпуска.
- Исправить сведения в личной карточке. Это обязательно, если приказ о предоставлении отпуска уже был оформлен, а потом отменен. В карточке нужно аккуратно одной линией зачеркнуть старые даты и указать новые.
После этого остается только рассчитать отпускные и выплатить их минимум за три дня до начала нового отпуска.
Содержание и образец приказа
Формы приказа, обязательной к применению, нет. Но можно воспользоваться унифицированной формой №Т-6, но она больше подходит для предоставления отпуска.
Приказ о переносе отпуска должен содержать следующие сведения:
- название организации, адрес;
- Ф.И.О., должность руководителя;
- Ф.И.О., должность, место работы сотрудника;
- на сколько дней нужно перенести;
- даты, на которые все сдвигается;
- сколько календарных дней отдыха должно быть предоставлено сотруднику;
- где отразить сведения о переносе: в графике, личной карточке;
- в связи с чем отдых переносится: по заявлению работника, с согласия, и пр.;
- документ-основание: согласие, заявление сотрудника, листок нетрудоспособности;
- дата составления и подписи директора, бухгалтера, кадровика.
Сколько хранится
Стандартный срок хранения большинства документов – 5 лет. Но если сотрудник занят на вредных и/или опасных условиях, приказ должен быть в архиве минимум 50/75 лет (Приказ Росархива от 20.12.2019 №236 «Об утверждении Перечня…»).
К каким приказам относится
Приказ о переносе отпуска считается распорядительным документом. Есть еще и приказы о трудовых отношениях со сроком хранения в 75 лет, или по административно-хозяйственной деятельности.
Все документы в зависимости от группы лучше хранить в разных папках, потому что у них разное назначение и сроки хранения.
Где регистрировать
Теперь о том, где регистрировать приказ. Законами этот момент не регламентируется. Можно руководствоваться внутренними правилами организации и просто сделать пометку в кадровом журнале о регистрации приказов и распоряжений.
Что делать, если отказали в переносе отпуска
Если работнику отказали в переносе отпуска, хотя он имел на это право и без согласия работодателя, отстоять свои права он может двумя способами:
- Пожаловаться в трудовую инспекцию, в том числе и через онлайн-сервис. Актуально, если хочется только добиться переноса или привлечь работодателя к ответственности.
- Подать исковое заявление в суд. Помимо возложения обязанности предоставить отпуск можно взыскать невыплаченную зарплату, компенсацию, заявить иные требования в зависимости от ситуации.
Исковое заявление можно подать в суд в течение трех месяцев с момента, когда право сотрудника было нарушено (ст. 392 ТК РФ). Если нужно взыскать невыплаченную зарплату или компенсацию, это можно сделать в течение одного года со дня установленного срока выплаты.
Иск в суд тоже можно подать онлайн, воспользовавшись ГАС «Правосудие». Для этого достаточно иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах. Потом дело будет рассматриваться в обычном режиме – очно.
Если суд удовлетворит иск и решение вступит в силу, работодатель будет обязан предоставить сотруднику отдых в даты, указанные в решении.
Судебная практика
Рассмотрим несколько примеров дел о переносе отпусков, невыплате зарплаты, и о других важных моментах – обычно они связаны между собой:
№1. Мужчина обратился с иском к работодателю, указав, что тот ему предоставил отпуск не в полном объеме. Просил обязать ответчика предоставить ему более 50 дней неиспользованного отдыха, перенеся на другие даты. Также требовал взыскать с него компенсацию морального вреда – 30 000 руб.
Суд в удовлетворении иска отказал, аргументировав это пропуском срока исковой давности (Решение № 2-3816/2018 2-3816/2018~М-3261/2018 М-3261/2018 от 27 ноября 2018 г. по делу № 2-3816/2018).
№2. Сотрудник попросил у руководителя отпуск без сохранения зарплаты. Во время него мужчина получил травму, открыл больничный лист. После выписки захотел перенести отпуск на другие даты, т.к. болел, но ему отказали.
В суде истец просил обязать работодателя перенести даты отпуска, взыскать пособие по временной нетрудоспособности. Требования удовлетворены частично: часть удержанной компенсации ответчика обязали выплатить, а вот добиться замены неоплачиваемого отпуска на больничный по документам не удалось, как и переноса (Решение № 2-876/2016 2-876/2016(2-9037/2015;)~М-8561/2015 2-9037/2015 М-8561/2015 от 27 января 2016 г. по делу № 2-876/2016).
№3. Женщину не ознакомили с графиком отпусков, о начале ежегодного оплачиваемого отдыха оповестили только за 10 дней. Она обратилась к работодателю с заявлением о переносе отпуска, но ее проигнорировали.
В суде истица требовала признать отказ в переносе, отмену приказа о предоставлении отпуска и разделении его на части незаконными. Также она хотела обязать ответчика произвести перерасчет отпускных и выплатить моральную компенсацию.
Требования удовлетворены частично. Ответчика обязали предоставить и перенести ежегодный отпуск без разделения на части (Решение № 2-3819/2015 2-3819/2015~М-3270/2015 М-3270/2015 от 25 августа 2015 г. по делу № 2-3819/2015).
Ответы юриста на частные вопросы
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- Приказ о переносе отпуска оформляется по заявлению сотрудника или с письменного согласия. В первом случае инициатором выступает сам работник, во втором – руководитель.
- В некоторых случаях для переноса отпуска согласование с работодателем не требуется.
- Если директор отказывается переносить даты отпуска, хотя и обязан, защитить свои права можно в суде или трудовой инспекции.
Если у вас остались вопросы, задайте их нашим юристам через онлайн форму на этой странице. Консультации предоставляются бесплатно и в любое время суток!