Что такое гарантийное письмо и как его составить
Гарантийное письмо может понадобиться, если вы хотите подтвердить намерение выполнить обязательств или использовать его вместо договора, который не получается заключить в письменной форме по каким-либо причинам.
Также письмо может составляться в рамках трудового или гражданского законодательства, Закона №2300-1 «О защите прав потребителей». В этой статье я расскажу, что из себя представляет гарантийное письмо, в каких конкретно ситуациях оно оформляется, и как его правильно написать.
Гарантийное письмо: что это и где применяется
Гарантийное письмо – это документ, подтверждающий намерение исполнить обязательство, возложенное договором или соглашением (устным или письменным). Чаще всего оно используется в документообороте между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (ИП).
В законодательстве РФ нет точных требований к оформлению и содержанию гарантийного письма. Тем не менее, оно будет иметь юридическую силу лишь в том случае, если составлено четко и ясно с использованием однозначных формулировок.
Как может использоваться гарантийное письмо:
- Без договора, как оферта. В нем сразу указывается предложение (оферта) и обязательства (акцепт). Например, вы можете предложить в письме услуги и оплату после их оказания, или выполнить определенную работу.
- Как акцепт. Актуально, если составлен письменный договор. В таком случае гарантийное письмо подтверждает намерение принять предложение. Например, если компания получила коммерческое предложение от ИП и хочет воспользоваться его услугами, свои намерения она может отразить в гарантийном письме.
Теперь о том, кто подписывает гарантийное письмо. Если оно составляется от имени юридического лица, подпись ставит руководитель организации или иной уполномоченный сотрудник. ИП и просто физические лица подписывают документ от себя.
Виды гарантийных писем
Условно гарантийные письма можно разделить на несколько видов:
- Для подтверждения оплаты товаров или услуг. Письмо направляется получателю в качестве подтверждения того, что указанные в договоре обязательства будут исполнены вовремя и в оговоренном объеме. Или же если требуется поэтапная работа: например, при выполнении строительных или монтажных работ.
- При аренде помещения для предпринимательской деятельности, если нужно присвоить юридический адрес. Гарантийное письмо от арендодателя может понадобиться в ИФНС как подтверждение гарантии присвоения юрадреса.
- Для подтверждения трудоустройства. Гарантийное письмо от работодателя может понадобиться студентам, иностранцам или бывшим заключенным, освобожденным по УДО.
- Для подтверждения обязательств по оплате задолженности. Актуально, если по каким-либо причинам нельзя провести платеж. Письмом признается факт наличия задолженности и указывается дата, до которой будут переведены деньги.
Чаще всего гарантийные письма предоставляют фирмы-покупатели, которые берут товар с постоплатой или под реализацию.
Как написать гарантийное письмо
Определенных требований к содержанию гарантийного письма нет. Оно зависит от конкретной ситуации, но есть общие данные, которые указываются в любом случае:
- Ф.И.О. или наименование, адрес отправителя;
- Ф.И.О., должность подписавшего лица;
- Ф.И.О. или название организации-контрагента, ее руководителя;
- основная часть (суть);
- дата составления;
- подпись подписанта, печать юрлица или ИП.
Разберемся в особенностях оформления подробно.
От физического лица
Содержание письма от физлица зависит от конкретной ситуации. Вот пример при предоставлении помещения в аренду, если нужна гарантия для получения арендатором юридического адреса:
- Ф.И.О., должность начальника ФНС;
- адрес территориального подразделения налоговой службы;
- Ф.И.О., адрес регистрации арендодателя;
- кому предоставляется помещение: наименование;
- формулировка «гарантирую предоставление ООО (название) юридического адреса и заключение с ним договора аренды помещения, расположенного по (адрес)»;
- площадь помещения.
В дополнение к письму предоставляется выписка из ЕГРН, подтверждающая право собственности арендодателя.
От индивидуального предпринимателя
ИП может понадобиться гарантийное письмо о выполнении работ, оказании услуг и выполнении иных обязательств по закону или договору.
Вот пример содержания такого письма о проведении аттестации, которая обязательна для членов СРО, выполняющих изыскательные, проектные и иные работы:
- кому направляется (название СРО, Ф.И.О. руководителя);
- дата, исходящий номер;
- обязательство по прохождению аттестации (лично и с работниками);
- дата, до которой будут представлены документы, подтверждающие аттестацию.
В конце, как обычно, ставится подпись и печать.
От юридического лица
Вот прием содержания письма во исполнение договора поставки товаров, который, помимо основных сведений, содержит суть:
- от кого и кому направляется;
- дата и номер договора;
- какие работы должны быть выполнены;
- до какого срока обязательства по договору будут исполнены;
- подписи уполномоченных лиц.
Для Вконтакте
Чтобы продвигать свое творчество Вконтакте с помощью таргетированной рекламы, нужно подтвердить, что авторские права принадлежат именно вам – таковы требования к рекламе результатов интеллектуальной деятельности.
Также гарантийное письмо может понадобиться, если вы занимаетесь продвижением творчества других людей. Что в нем указывается:
- кому направляется – управляющему директору ООО «Вконтакте», Ф.И.О.;
- паспортные данные;
- гарантия, что размещенные треки (фотографии, и пр.) опубликованы с согласия авторов, с указанием точных ссылок;
- обязательство не нарушать права третьих лиц;
- ссылка на сообщество или сайт рекламируемого ресурса.
О приеме на работу
Гарантийное письмо о трудоустройстве может понадобиться для приема на работу освобожденных по УДО; сотрудников, приглашенных в порядке внешнего перевода, и в других ситуациях.
Какая информация в нем указывается:
- дата, исходящий номер;
- название компании;
- Ф.И.О. работника, с которым планируется заключение трудового договора;
- должность, на которую будет принят сотрудник, а также размер зарплаты;
- дата, до которой запланировано заключение договора;
- предоставляемые гарантии работнику.
Об оплате задолженности
Такое письмо оформляется в разных ситуациях. Например, если за организацией образовался долг по электроэнергии, и она намеревается его погасить в определенные сроки.
Что отражается в таком письме:
- номер счета;
- дата и номер договора, по которому возник долг;
- гарантия оплаты долга по счету в течение (указать количество дней или точную дату).
Плюсы и минусы гарантийного письма
Главное преимущество гарантийного письма по сравнению с договором – упрощенное оформление: здесь достаточно подписи только одной стороны, если соблюдены требования к акцепту и оферте. Суды приравнивают такие письма по юридической силе к договорам.
Недостатки тоже есть:
- нет четкого определения ответственности сторон;
- нельзя установить все обязанности и права;
- нет подробного описания условий.
По возможности лучше заключить договор, если речь идет о сделках. При возникновении споров свои права будет легче отстоять в суде именно с договором.
Ответы юриста на частные вопросы
Заключение эксперта
Подведем итоги:
- Гарантийное письмо в некоторых случаях может оформляться вместо договора.
- Письмо подтверждает намерения отправителя: поставить товар, оказать услугу, оплатить задолженность, заключить трудовой договор, и пр.
- По закону оформление гарантийного письма требуется далеко не всегда. В некоторых случаях лучше прибегнуть к заключению договора: так при возникновении разногласиях будет больше шансов отстоять свои права в суде.
Если у вас остались вопросы, задайте их нашим юристам прямо сейчас! Консультации предоставляются бесплатно и круглосуточно.
